Maintenir l’excellence à distance

Ces jours-ci, notre capacité à travailler à distance en tant que société sauve carrément des vies en limitant la propagation du virus COVID-19.

Toutefois, nous le savons : ce n’est pas facile de faire la transition vers le télétravail. Les obstacles sont nombreux : des distractions qui abondent à domicile aux limitations techniques, en passant par les responsabilités supplémentaires que le travail à distance implique (s’occuper des enfants, etc.). De plus, il y a la question des outils à utiliser pour faciliter la communication en équipe et la productivité à distance.

Par solidarité, nous avons décidé de partager notre méthode de télétravail à tous, en espérant que cet acte puisse aider les entreprises qui n’ont pas de protocole pré-établi pour le travail à distance :

  1. Environnement de travail : combiner le confort et l’efficacité
  2. Créer une routine d’équipe à distance
  3. S’équiper d’outils incontournables pour un télétravail optimal

Environnement de travail : combiner le confort et l’efficacité

Pour optimiser le télétravail de votre entreprise, il est essentiel d’avoir chez vous et d’encourager vos employés à avoir chez eux un environnement de travail ergonomique et efficace.

Le bon équipement pour bien travailler

En envoyant vos employés à la maison, un défi est immédiatement créé : ils perdent leur équipement privilégié.

Nous avons trouvé deux solutions différentes à ce problème : le transport d’équipement et l’achat d’équipement à distance.

D’abord, nous avons décidé qu’à situations exceptionnelles, mesures exceptionnelles : nous avons donc permis à nos employés de rapporter chez eux leurs moniteurs, leurs chaises, leurs claviers; bref, tout l’équipement dont ils ont besoin en temps normal.

Saviez-vous que la productivité augmente en moyenne de 42% en utilisant un double écran? Nous ne pouvions donc pas laisser cette productivité au bureau!

Deuxièmement, pour éviter les imprévus, nous avons aussi mis en place un système de shopping à la maison : si un employé a besoin d’équipement pour travailler, il peut remplir un formulaire d’approbation et nous l’envoyer, pour ensuite procéder à l’achat dès que c’est approuvé.

Vous pouvez vous aussi mettre en place un tel système en créant un courriel shopping@lenomdevotreentreprise.com et de prendre le temps d’évaluer les demandes d’achat.

L’ergonomie : bien se placer pour éviter les douleurs

Pour ce qui est d’optimiser l’ergonomie, cela veut surtout dire de préparer une station de travail où vous êtes confortable, mais pas trop! Assurez-vous que votre ordinateur soit placé de façon à ce que vous n’ayez pas besoin de vous pencher vers l’avant pour bien voir.

Ajustez votre chaise ou votre fauteuil pour minimiser les douleurs liées à la position de votre corps.

Vous allez passer des heures et des heures dans cet environnement : c’est important de prendre le temps de bien vous l’approprier.

À titre d’exemple, voici une illustration que nous avons préparé, afin de vous présenter les bonnes et moins bonnes pratiques en terme d’ergonomie de travail.

Vous pouvez aussi voir les conseils d’ergonomie de la CSST ici.

Communication : être clairs pour travailler avec impact

La communication est l’un des aspects les plus importants pour livrer à temps vos mandats. Malheureusement, c’est aussi l’un des aspects qui peut le plus souffrir d’une transition non-optimale vers le travail à domicile.

Pourquoi? Parce qu’en travaillant à distance, nous perdons l’avantage de pouvoir poser des questions instantanément à nos collègues entre nos blocs de travail : ces «conversations de corridor» qui sont parfois si utiles.

À la place, les rencontres en télétravail doivent être formalisées , et donc, si nous oublions une question pendant que c’est le temps, nous n’avons pas cette même opportunité de parler à nos collègues entre deux rencontres.

Pour pallier à cette perte d’accessibilité liée au travail à domicile, il est important que vos employés soient clairs et précis avec leurs collègues quant à leurs disponibilités et à ce dont ils ont besoin de leur part.

Qu’est-ce qu’une communication claire? C’est une communication qui :

  • Explique le contexte de la tâche à accomplir (ex : le mandat dans lequel elle s’inscrit)
  • Indique quel est le produit final voulu et la plateforme sur laquelle remettre le produit final (ex : un document de texte Word ou une publicité Facebook)
  • Donne le niveau de priorité de cette tâche et sa date d’échéance
  • Tout ceci, sans ambiguité

 C’est pour envoyer de tels messages que les outils de télétravail prennent tout leur sens, comme vous allez le voir plus bas.

Créer une routine d’équipe à distance

Pour éviter de perdre l’esprit de groupe et de collaboration à distance, nos équipes se rencontrent chaque jour à 9h30 via l’outil Google Hangouts pour discuter des défis et priorités du jour. Ces rencontres se font en 5 parties : une sur les travaux d’hier, une sur les urgences, une sur les travaux d’aujourd’hui et une sur la planification de la journée et de la semaine. Finalement, il y a la question de motivation pour nous énergiser avant la journée. Voici le plan que nous utilisons pour les rencontres :

Hier

  • Sur quels projets as-tu travaillé hier?
  • Quelles tâches ont été complétées?
  • Quelles tâches n’ont pas été, mais auraient dû être complétées?
  • Pour quelles raisons?
  • De quoi es-tu le plus fier?

Nouveautés & Urgences

  • Est-ce qu’il y a de nouvelles tâches à prioriser en fonction des actions d’hier?
  • Est-ce qu’il y a de nouvelles urgences / points bloquants à adresser?

Aujourd’hui

  • Que vas-tu faire aujourd’hui?
  • As-tu besoin de l’aide d’un collègue aujourd’hui?

Planification de la journée (et de la semaine)

  • Quels “touch points” doivent être planifiés en fonction des discussions d’aujourd’hui?
  • S’assurer de “réserver” les plages dans le Calendar + Google Hangouts.

Question de motivation : de quoi es-tu reconnaissant aujourd’hui?

Côté organisation, le plus important est de planifier des «touch points» avec les bons collègues en fonction des discussions de la rencontre. Lors de cette dernière étape, il est important de «réserver» les plages horaires convenues sur un calendrier partagé pour éviter tout oubli et de créer un rendez-vous vidéo commun pour le touch point.

Faire des activités pour garder nos connexions humaines

Vous vous demandez peut-être pourquoi à l’étape 1d, nous nommons tous une chose dont nous sommes fiers par rapport au travail d’hier. Cette étape est en fait très importante : c’est beaucoup plus difficile de se motiver en télétravail, et le fait de célébrer le travail bien fait donne le goût de continuer à bien le faire!

Pour prendre soin de la santé mentale de tous, c’est important de maintenir les liens humains qui unissent votre entreprise en faisant des activités, comme vous le feriez au bureau. Par exemple, nous organisons des rencontres «lunch & learn» le midi pour joindre l’utilité d’une formation au plaisir de l’activité conviviale qu’est manger tous ensemble! 

Il y a beaucoup d’autres exemples d’activités que vous pourriez faire pour obtenir un résultat similaire :

  • Machine à café virtuelle (via un événement Google Hangout récurrent)
  • Séances de sport virtuel (ex : push-ups ou jumping jacks via Google Hangout)
  • 5 à 7 virtuels via Google Hangout
  • Déjeuners virtuels via Google Hangout

C’est aussi pour prendre soin de la santé mentale de nos employés que nous leur demandons de quoi ils sont reconnaissants à la fin de chaque meeting. Les employés en ressortent avec le sourire, prêts à affronter le reste de la journée de travail à distance.

S’équiper d’outils incontournables pour un télétravail optimal

Une combinaison adéquate de plusieurs outils de télétravail va vous permettre de communiquer avec vos collègues presque comme si vous étiez encore au bureau. 

Les outils présentés ici ne coûtent pas très cher : le plan Slack de base coûte 6,67$ USD par utilisateur par mois, tandis qu’Asana est gratuit jusqu’à 15 utilisateurs. De plus, il existe des alternatives aux applications que nous utilisons : par exemple, la suite Office 365 de Microsoft peut remplacer la suite Google.

Le but ici n’est pas de vous faire acheter des marques précises, mais de vous indiquer l’utilité de certains types d’outils importants pour le travail à distance.

Calendriers partagés et outils de communication vidéo : pour continuer à se voir

D’abord, en utilisant un calendrier partagé (ex : Google Calendar) pour rendre votre emploi du temps accessible à vos collègues, vous leur permettrez de savoir quand ils peuvent vous inclure dans des réunions ou des appels sans qu’ils aient à vous déranger pour le savoir. 

Concrètement, cela implique de «bloquer» les plages horaires que vous prévoyez allouer à des tâches précises : comme ça, vos collègues sauront que vous n’êtes pas disponible durant ce temps.

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Vous pouvez même utiliser Google Calendar pour envoyer des invitations à vos collègues afin de vous rencontrer à un temps précis : ces invitations contiennent déjà un lien vers un Google Hangout, c’est-à-dire un logiciel de communication vidéo.

Google Hangouts fonctionne comme Skype : vous pouvez participer à des rencontres vidéo (des «Hangouts») à plusieurs et même partager votre écran aux autres pour leur présenter vos progrès sur un projet, par exemple.

Il existe plusieurs tutoriels pertinents sur Youtube pour vous aider à démarrer avec Hangouts et Calendar.

Logiciels de traitement de texte en ligne et espaces de documents partagés : pour travailler ensemble à distance

Pour vous assurer d’être sur la même longueur d’ondes que vos employés par rapport à vos documents importants, un espace de documents partagés (ex : Google Drive) est essentiel. 

Le fait de partager les documents ainsi va vous permettre de rapidement faire le suivi du travail produit par vos employés et va permettre à ceux-ci de garder accès aux documents importants, comme des formations ou des contrats de clients.

Souvent intégrés dans un espace de documents partagés, les logiciels de traitement de texte en ligne (ex : Google Docs) vous permettent de travailler à plusieurs sur un même texte à distance, comme si vous étiez au bureau. Chacun met ses commentaires, sa contribution, puis vous décidez ce que vous gardez au final.

Il existe plusieurs tutoriels pertinents sur Youtube pour vous aider à démarrer avec Google Docs et Google Drive.

Messagerie instantanée : pour communiquer les urgences à distance

Les applications de messagerie instantanée sont un autre type d’outil de communication essentiel. Ces applications (ex : Slack) vous permettent de communiquer par texte avec vos collègues pour tout ce qui nécessite une réponse plus rapide qu’un courriel. 

C’est un peu le même principe que Messenger ou MSN dans le bon vieux temps. Attention par contre : la version gratuite de Slack ne vous donne pas accès à votre historique de conversations au-delà d’un certain laps de temps, donc mieux vaut utiliser Slack pour les conversations du moment et utiliser les courriels traditionnels pour les messages auxquels vous voulez garder accès longtemps. 

Optimiser ses communications ne demande pas seulement une bonne gestion d’horaire commune : il y a aussi une question « d’hygiène de communication », c’est-à-dire que quand nous communiquons en télétravail, il faut donner du contexte et éviter de créer du bruit inutile. Slack est une application optimisée pour régler ces problèmes.

Donner du contexte est important en télétravail parce que la distance accentue le fait que vos collègues ne savent pas nécessairement sur quoi vous travaillez. Envoyer des captures d’écran via Slack ou partagez votre écran via Google Hangouts devient particulièrement important pour que vos collègues comprennent la mécanique des tâches à faire.

Éviter de créer du bruit inutile implique de ne pas écrire message par-dessus message dans une discussion, mais plutôt de regrouper les discussions par sujet. Sur Slack, c’est facilement réalisable en créant une «thread» dans une conversation. Fini les accumulations de texte!

Finalement, pour optimiser l’organisation de votre espace de travail virtuel sur Slack, il est essentiel de classer vos discussions en canaux numérotés. Par exemple, vous pourriez désigner un canal 1 pour les mandats urgents, un canal 2 pour les mandats à long terme et un canal 3 pour les discussions de machine à café virtuelles : après tout, il faut garder les traditions du bureau en vie!

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Il existe plusieurs tutoriels pertinents sur Youtube pour vous aider à démarrer avec Slack.

Gérer et assigner les tâches : pour se responsabiliser à distance

Une application de gestion de tâches (ex : Asana) vous permet d’avoir accès à toutes vos tâches du jour et vos tâches à venir (comme une liste de choses à faire). Cependant, la plus grande force d’une telle application est qu’elle vous permet de combiner vos tâches en projets pour créer un espace de travail virtuel dans lequel les documents pertinents pour chaque projet sont regroupés.

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Oubliez les to-do list sur papier, qui se perdent facilement ou que vous collègues ne voient pas. Asana permet de centraliser un ensemble de tâches pour la journée, la semaine ou même le mois. 

Concrètement, vous pouvez indiquer ce que vous avez besoin que vos collègues fassent en joignant une description, une image ou même une capture d’écran à la tâche que vous leur assignez. 

Vous pouvez aussi ajouter une date de remise pour chaque projet et un ordre de priorité, ce qui est particulièrement utile pour structurer votre travail d’équipe à distance. Une application de gestion de tâches comme Asana est donc l’outil optimal pour réaliser vos tâches en équipe et responsabiliser chaque collègue vis-à-vis ses propres tâches.

Il existe plusieurs tutoriels pertinents sur Youtube pour vous aider à démarrer avec Asana.

Enregistrer votre temps pour gérer le temps de travail à distance

Avec une application de time tracking (ex : Toggl), vous n’avez qu’à l’activer quand vous commencez à travailler sur une tâche et à la désactiver quand vous arrêtez : elle se chargera de compter pour vous!

Au-delà de l’utilité pour les paies, c’est aussi utile pour gérer son temps dans ce contexte de travail à domicile. En indiquant sur quel projet vous travaillez, vous allez développer une vision globale du temps que vous mettez sur chaque projet. Vous pourrez aussi faire le suivi du travail de vos employés à distance et ainsi mesurer la productivité de chacun.

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Il existe plusieurs tutoriels pertinents sur Youtube pour vous aider à démarrer avec Toggl

Regrouper vos mots de passe en une seule application : plus besoin de vous en souvenir

Un autre outil essentiel pour travailler à distance est une application qui sauvegarde et regroupe tous les mots de passe des comptes que vous utilisez pour travailler. 

Le fait d’avoir plusieurs employés connectés à une telle application (par exemple, LastPass) leur permet de tous accéder aux différents comptes de votre compagnie, sans avoir besoin de mémoriser des dizaines de mots de passes différents.

Il existe plusieurs tutoriels pertinents sur Youtube pour vous aider à démarrer avec LastPass.

Centraliser vos applications pour gagner du temps

Rendus ici, peut-être que vous vous dites :« c’est beaucoup trop d’outils, je ne serai pas capable de gérer tout ça»! Les applications centralisatrices comme Station sont justement là pour vous enlever ce fardeau.

L’application intègre la majorité de vos autres applications en elle pour que vous ayez tous vos outils en un seul interface centralisé. Plus besoin de stresser! Station est donc idéal pour vous faciliter la vie lors de la transition vers le télétravail.

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Il existe plusieurs tutoriels pertinents sur Youtube pour vous aider à démarrer avec Station

Le conseil le plus important : prenez des pauses

Le danger du télétravail, c’est que nous ne pouvons plus compter sur les rituels communs, comme le café quotidien, pour prendre une pause. Pourtant, ces rituels sont automatiques lorsque nous travaillons au bureau.

En conséquence, nous pouvons oublier de prendre des pauses lorsque nous travaillons à distance, et ceci pour avoir un impact négatif sur notre santé mentale. Il est donc important que vous preniez des pauses et que vous encouragiez vos employés à le faire aussi.

Chez Click, nous avons établi un Google Hangout récurrent qui nous permet de prendre une pause café virtuelle en groupe : c’est un exemple du genre de pause planifiée qui peut faire du bien à votre équipe.

Conclusion : serrons-nous les coudes!

Voilà, c’était notre façon de faire du télétravail en ces temps difficiles.

Avec un environnement de travail bien adapté, une méthode de communication assidue avec vos collègues, de bons outils et des rencontres d’équipes régulières, vous allez voir que le télétravail = efficacité + productivité !

Nous espérons que ce guide a su vous éclairer pour trouver votre propre méthode de télétravail et nous vous souhaitons le meilleur pour la suite des choses! Restons forts et continuons à faire notre part en travaillant à distance et en se soutenant les uns les autres! 

Justement, si vous avez des commentaires sur notre méthode ou des conseils pour l’améliorer encore plus, écrivez-nous au hello@clicketmortar.com ou via Linkedin & Facebook

Nous allons continuer à améliorer et à actualiser ce guide au fur et à mesure que nous découvrons des nouveaux outils ou de nouvelles méthodes de travail à distance. Si vous en connaissez déjà, faites-nous signe!

La solidarité, c’est ce qu’il nous faut ces temps-ci!

Référez-vous à l’article suivant pour la version la plus à jour de ce guide, qu’on actualisera selon vos commentaires.